Protocolo e Arquivo
As atividades de Protocolo e de Arquivo abrangem os serviços postais, emissão autorização para solicitação de certificado digital A3, entrega de ofícios na cidade de Foz do Iguaçu, gestão de permissão de acesso para cadastro e tramitação de processos e documentos no Módulo Protocolo-SIG e,o empréstimo de processos físicos já arquivados, para consultas.
Protocolo e Arquivo - Alterar natureza de documento
Possibilita ao usuário solicitar alteração de natureza do documento específico, de ostensivo para sigiloso, quando já inserido no interior de processo.
Alterar natureza de documento
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Alteração da natureza do documento | Possibilita ao usuário solicitar alteração de natureza do documento específico, de ostensivo para sigiloso, quando já inserido no interior de processo. | Alta | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- Para esta solicitação, é necessário informar em qual hipótese legal o caso se enquadra;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Cadastro de órgão externo
Cadastro ou alteração de Órgão Externo, para envio de ofícios no Sistema MEMO.
Cadastro de órgão externo
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Cadastramento de órgão externo | Solicitação de cadastro ou alteração de Órgão Externo, para envio de ofícios no Sistema MEMO. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Cadastro de tipo ou modelo de documento
Solicitação para cadastro ou atualização de tipo/modelo de documento.
Cadastro de tipo ou modelo de documento
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Cadastramento de tipo ou modelo de documento | Solicitação para criar novos tipos de documentos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los, bem como para incluir, alterar e excluir template (modelo) de documento que será disponibilizado a todas as unidades da UNILA. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- Inclusão ou alteração de tipo de documento e/ou de template(modelo) de documento:
- Para cada novo tipo de documento um formulário deve ser preenchido, separadamente;
- Para cada alteração de tipo de documento um formulário deve ser preenchido, separadamente;
- A solicitação de inclusão ou alteração de tipo de documento pode ser aprovada pela chefia ou pela vice-chefia da unidade;
- Para a solicitação de inclusão ou alteração de template de documento, é necessário informar a motivação da requisição;
- O template de documento deve ser enviado no formato editável, como .odt, .doc. ou .docx.
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Certificado A3
Solicitação de autorização para emissão de Certificado Digital do tipo A-3.
Certificado A3
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Certificado Digital do tipo A3 | Solicitação de autorização para emissão de Certificado Digital do tipo A-3. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- A solicitação deverá ser aprovada pelo Macrogestor.
- Deverão ser observadas as especificações contidas na Instrução Normativa PROAGI nº 03/2021.
- A UNILA fornecerá gratuitamente, no máximo, uma certificação por ano de exercício, cabendo ao servidor providenciar certificação caso exceda essa necessidade, arcando com os custos decorrentes.
- O token para o certificado será fornecido desde que haja disponibilidade (exceção para renovação).
- O cartão fornecido por meio da Central de Serviços é de uso exclusivo para o servidor que solicitou o serviço, sendo vedada a sua disponibilização a terceiros.
- Os certificados de assinatura digital são de uso pessoal e intransferível.
- A utilização do certificado digital tanto dentro quanto fora dos sistemas da UNILA é de inteira responsabilidade do seu portador, sendo este responsável administrativamente, civil e criminal pelos atos praticados.
- Será realizada nova certificação do servidor quando:
- I. Inviabilizar o certificado após exceder, sem sucesso de acesso à senha, por quinze tentativas de PIN e/ou por três tentativas de PUK, bem como por exceder o número de tentativas em decorrência do tipo de mídia relativa ao certificado;
- II. Ocorrer perda do smart card ou token e do certificado digital, mediante apresentação de Boletim de Ocorrência Policial e comprovante de revogação do certificado.
- III. Ocorrer dano irreparável do smart card ou token e do certificado digital;
- IV. Ocorrer furto ou roubo do smart card ou token e do certificado digital, mediante apresentação de Boletim de Ocorrência Policial e comprovante de revogação do certificado;
- V. Quando houver necessidade de renovação do certificado digital em decorrência do prazo de vencimento.
- Em caso de desligamento do usuário dos quadros da UNILA, por qualquer motivo, e em casos de vencimento do certificado, no qual o servidor não necessitará mais utilizar o tipo de certificado, o portador deverá remeter o token, ou equivalente, à Seção de Protocolo e Arquivo para adoção das devidas providências.
- No caso de renovação, o pedido deve ser realizado com antecedência de, no máximo, 30 dias antes de expirar o certificado.
- Será necessário realizar o pedido de nova certificação mediante apresentação de Boletim de Ocorrência Policial e comprovante de revogação do certificado.
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Empréstimo de processo físico
Solicitação de retirada de processo físico do acervo institucional, por meio de registro de empréstimo, com prazo estabelecido para devolução.
Empréstimo de processo físico
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Empréstimo de processo físico | Solicitação de retirada de processo físico do acervo institucional, por meio de registro de empréstimo, com prazo estabelecido para devolução. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
7 dias | Servidor |
Termos de uso
- Para cada processo um formulário deve ser preenchido, separadamente.
- O processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante solicitação.
- O requerente deverá devolver o processo no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante nova solicitação;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Inclusão ou alteração de tipo de processo
Solicitação para criar novos tipos de processos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los.
Inclusão ou alteração de tipo de processo
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Inclusão ou alteração de tipo de processo | Solicitação para criar novos tipos de processos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los. | Média | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
7 dias | Servidor |
Termos de uso
- Especificações sobre Inclusão ou alteração de tipo de processo:
- Para cada solicitação de inclusão ou alteração de tipo de processo um formulário deve ser preenchido, separadamente;
- Para esta solicitação, é necessário informar a motivação da inclusão ou alteração de tipo de processo;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Serviços postais
Correspondências, SEDEX, entrega de ofício impresso em Foz do Iguaçu e logística reversa.
Serviços postais
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Postagem | Solicitação de uso dos serviços postais, por meio do contrato com os Correios. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
7 dias | Servidor |
| Logística reversa | É a solicitação de emissão de um código de postagem, o qual possibilita que a Universidade arque com os custos de uma correspondência, de interesse institucional, enviada por pessoa física ou jurídica, tendo a UNILA como destinatário. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- Deve ser observado o horário estabelecido para realização da postagem. Volumes recebidos após, serão postados na próxima postagem.
- Todas as correspondências devem estar de acordo com a IN.
- Os objetos entregues na Vila A até 1 hora antes da logística aos Correios, serão encaminhados no mesmo dia. Postagens enviadas após esse período serão encaminhadas na próxima data de postagem;
- Envio de objetos das unidades JU, PTI e Portal, estes devem ser entregues via malote em data anterior ao dia da postagem. As demais unidades (Almada e Campus Integração) devem comunicar, antecipadamente, à SEPRO para programar a coleta;
- Para postagem de amostra de materiais para análise, que necessitem de refrigeração, é obrigatório à área demandante realizar a entrega do material no dia da postagem, na unidade Vila A, bem como a identificação de tal fato na embalagem;
- Modalidade de Serviço de Postagem (envio rápido), deve ser solicitada pelo gestor da unidade.
- Deve ser observado o horário estabelecido para realização da postagem. Volumes recebidos após, serão postados na próxima postagem.
-
Os serviços postais dos Correios incluem:
- Modalidade Envio Econômico:
- Uso dos serviços postais por meio do contrato com os Correios (PAC, Carta registrada, Impresso Normal - Registro Módico, Internacional Econômico).
- Modalidade Envio Rápido:
- Uso dos serviços postais por meio do contrato com os Correios (Sedex, Sedex 10, Internacional Standard ou Expresso).
- Modalidade Envio Econômico:
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O processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante solicitação;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Orientações gerais
Ultima atualização:
January 1, 2023