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Protocolo e Arquivo

As atividades de Protocolo e de Arquivo abrangem os serviços postais, emissão autorização para solicitação de certificado digital A3, entrega de ofícios na cidade de Foz do Iguaçu, gestão de permissão de acesso para cadastro e tramitação de processos e documentos no Módulo Protocolo-SIG e,o empréstimo de processos físicos já arquivados, para consultas.

Protocolo e Arquivo - Alterar natureza de documento

Possibilita ao usuário solicitar alteração de natureza do documento específico, de ostensivo para sigiloso, quando já inserido no interior de processo.

Alterar natureza de documento

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Alteração da natureza do documento Possibilita ao usuário solicitar alteração de natureza do documento específico, de ostensivo para sigiloso, quando já inserido no interior de processo. Alta 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
2 dias Servidor

Termos de uso

  • Para esta solicitação, é necessário informar em qual hipótese legal o caso se enquadra;
  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

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Protocolo e Arquivo - Cadastro de órgão externo

Cadastro ou alteração de Órgão Externo, para envio de ofícios no Sistema MEMO.

Cadastro de órgão externo

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Cadastramento de órgão externo Solicitação de cadastro ou alteração de Órgão Externo, para envio de ofícios no Sistema MEMO. Baixa 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
2 dias Servidor

Termos de uso

  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

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Protocolo e Arquivo - Cadastro de tipo ou modelo de documento

Solicitação para cadastro ou atualização de tipo/modelo de documento.

Cadastro de tipo ou modelo de documento

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Cadastramento de tipo ou modelo de documento Solicitação para criar novos tipos de documentos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los, bem como para incluir, alterar e excluir template (modelo) de documento que será disponibilizado a todas as unidades da UNILA. Baixa 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
2 dias Servidor

Termos de uso

  • Inclusão ou alteração de tipo de documento e/ou de template(modelo) de documento:
    • Para cada novo tipo de documento um formulário deve ser preenchido, separadamente;
    • Para cada alteração de tipo de documento um formulário deve ser preenchido, separadamente;
    • A solicitação de inclusão ou alteração de tipo de documento pode ser aprovada pela chefia ou pela vice-chefia da unidade;
  • Para a solicitação de inclusão ou alteração de template de documento, é necessário informar a motivação da requisição;
  • O template de documento deve ser enviado no formato editável, como .odt, .doc. ou .docx.
  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

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Protocolo e Arquivo - Certificado A3

Solicitação de autorização para emissão de Certificado Digital do tipo A-3.

Certificado A3

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Certificado Digital do tipo A3 Solicitação de autorização para emissão de Certificado Digital do tipo A-3. Baixa 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
2 dias Servidor

Termos de uso

  • A solicitação deverá ser aprovada pelo Macrogestor.
  • Deverão ser observadas as especificações contidas na Instrução Normativa PROAGI nº 03/2021.
  • A UNILA fornecerá gratuitamente, no máximo, uma certificação por ano de exercício, cabendo ao servidor providenciar certificação caso exceda essa necessidade, arcando com os custos decorrentes.
  • O token para o certificado será fornecido desde que haja disponibilidade (exceção para renovação).
  • O cartão fornecido por meio da Central de Serviços é de uso exclusivo para o servidor que solicitou o serviço, sendo vedada a sua disponibilização a terceiros.
  • Os certificados de assinatura digital são de uso pessoal e intransferível.
  • A utilização do certificado digital tanto dentro quanto fora dos sistemas da UNILA é de inteira responsabilidade do seu portador, sendo este responsável administrativamente, civil e criminal pelos atos praticados.
  • Será realizada nova certificação do servidor quando:
    • I. Inviabilizar o certificado após exceder, sem sucesso de acesso à senha, por quinze tentativas de PIN e/ou por três tentativas de PUK, bem como por exceder o número de tentativas em decorrência do tipo de mídia relativa ao certificado;
    • II. Ocorrer perda do smart card ou token e do certificado digital, mediante apresentação de Boletim de Ocorrência Policial e comprovante de revogação do certificado.
    • III. Ocorrer dano irreparável do smart card ou token e do certificado digital;
    • IV. Ocorrer furto ou roubo do smart card ou token e do certificado digital, mediante apresentação de Boletim de Ocorrência Policial e comprovante de revogação do certificado;
    • V. Quando houver necessidade de renovação do certificado digital em decorrência do prazo de vencimento.
  • Em caso de desligamento do usuário dos quadros da UNILA, por qualquer motivo, e em casos de vencimento do certificado, no qual o servidor não necessitará mais utilizar o tipo de certificado, o portador deverá remeter o token, ou equivalente, à Seção de Protocolo e Arquivo para adoção das devidas providências.
  • No caso de renovação, o pedido deve ser realizado com antecedência de, no máximo, 30 dias antes de expirar o certificado.
  • Será necessário realizar o pedido de nova certificação mediante apresentação de Boletim de Ocorrência Policial e comprovante de revogação do certificado.
  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

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Protocolo e Arquivo - Empréstimo de processo físico

Solicitação de retirada de processo físico do acervo institucional, por meio de registro de empréstimo, com prazo estabelecido para devolução.

Empréstimo de processo físico

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Empréstimo de processo físico Solicitação de retirada de processo físico do acervo institucional, por meio de registro de empréstimo, com prazo estabelecido para devolução. Baixa 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
7 dias Servidor

Termos de uso

  • Para cada processo um formulário deve ser preenchido, separadamente.
  • O processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante solicitação.
  • O requerente deverá devolver o processo no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante nova solicitação;
  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

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Protocolo e Arquivo - Inclusão ou alteração de tipo de processo

Solicitação para criar novos tipos de processos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los.

Inclusão ou alteração de tipo de processo

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Inclusão ou alteração de tipo de processo Solicitação para criar novos tipos de processos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los. Média 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
7 dias Servidor

Termos de uso

  • Especificações sobre Inclusão ou alteração de tipo de processo:
    • Para cada solicitação de inclusão ou alteração de tipo de processo um formulário deve ser preenchido, separadamente;
    • Para esta solicitação, é necessário informar a motivação da inclusão ou alteração de tipo de processo;
  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

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Serviços postais

Correspondências, SEDEX, entrega de ofício impresso em Foz do Iguaçu e logística reversa.

Serviços postais

Serviço Descrição da requisição Prioridade Horário de atendimento Tempo de solução Público-alvo
Postagem Solicitação de uso dos serviços postais, por meio do contrato com os Correios. Baixa 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
7 dias Servidor
Logística reversa É a solicitação de emissão de um código de postagem, o qual possibilita que a Universidade arque com os custos de uma correspondência, de interesse institucional, enviada por pessoa física ou jurídica, tendo a UNILA como destinatário. Baixa 08:00 às 12:00
13:00 às 17:00
2 dias Servidor

Termos de uso

  • Deve ser observado o horário estabelecido para realização da postagem. Volumes recebidos após, serão postados na próxima postagem.
  • Todas as correspondências devem estar de acordo com a IN.
  • Os objetos entregues na Vila A até 1 hora antes da logística aos Correios, serão encaminhados no mesmo dia. Postagens enviadas após esse período serão encaminhadas na próxima data de postagem;
  • Envio de objetos das unidades JU, PTI e Portal, estes devem ser entregues via malote em data anterior ao dia da postagem. As demais unidades (Almada e Campus Integração) devem comunicar, antecipadamente, à SEPRO para programar a coleta;
  • Para postagem de amostra de materiais para análise, que necessitem de refrigeração, é obrigatório à área demandante realizar a entrega do material no dia da postagem, na unidade Vila A, bem como a identificação de tal fato na embalagem;
  • Modalidade de Serviço de Postagem (envio rápido), deve ser solicitada pelo gestor da unidade.
  • Deve ser observado o horário estabelecido para realização da postagem. Volumes recebidos após, serão postados na próxima postagem.
  • Os serviços postais dos Correios incluem:

    • Modalidade Envio Econômico:
      • Uso dos serviços postais por meio do contrato com os Correios (PAC, Carta registrada, Impresso Normal - Registro Módico, Internacional Econômico).
    • Modalidade Envio Rápido:
      • Uso dos serviços postais por meio do contrato com os Correios (Sedex, Sedex 10, Internacional Standard ou Expresso).
  • O processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante solicitação;

  • O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
  • A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
  • Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.

Abrir chamado


Ultima atualização: January 1, 2023