Protocolo e Arquivo
As atividades de Protocolo e de Arquivo abrangem os serviços postais, entrega de ofícios na cidade de Foz do Iguaçu, gestão de permissão de acesso para cadastro e tramitação de processos e documentos no Módulo Protocolo-SIG e,o empréstimo de processos físicos já arquivados, para consultas.
Protocolo e Arquivo - Alterar natureza de documento
Possibilita ao usuário solicitar alteração de natureza do documento específico, de ostensivo para sigiloso, quando já inserido no interior de processo.
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Alteração da natureza do documento | Possibilita ao usuário solicitar alteração de natureza do documento específico, de ostensivo para sigiloso, quando já inserido no interior de processo. | Alta | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- Para esta solicitação, é necessário informar em qual hipótese legal o caso se enquadra;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Cadastro de órgão externo
Cadastro ou alteração de Órgão Externo, para envio de ofícios no Sistema MEMO.
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Cadastramento de órgão externo | Solicitação de cadastro ou alteração de Órgão Externo, para envio de ofícios no Sistema MEMO. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Cadastro de tipo ou modelo de documento
Solicitação para cadastro ou atualização de tipo/modelo de documento.
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Cadastramento de tipo ou modelo de documento | Solicitação para criar novos tipos de documentos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los, bem como para incluir, alterar e excluir template (modelo) de documento que será disponibilizado a todas as unidades da UNILA. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- Inclusão ou alteração de tipo de documento e/ou de template(modelo) de documento:
- Para cada novo tipo de documento um formulário deve ser preenchido, separadamente;
- Para cada alteração de tipo de documento um formulário deve ser preenchido, separadamente;
- A solicitação de inclusão ou alteração de tipo de documento pode ser aprovada pela chefia ou pela vice-chefia da unidade;
- Para a solicitação de inclusão ou alteração de template de documento, é necessário informar a motivação da requisição;
- O template de documento deve ser enviado no formato editável, como .odt, .doc. ou .docx.
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Empréstimo de processo físico
Solicitação de retirada de processo físico do acervo institucional, por meio de registro de empréstimo, com prazo estabelecido para devolução.
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Empréstimo de processo físico | Solicitação de retirada de processo físico do acervo institucional, por meio de registro de empréstimo, com prazo estabelecido para devolução. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
7 dias | Servidor |
Termos de uso
- Para cada processo um formulário deve ser preenchido, separadamente.
- O processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante solicitação.
- O requerente deverá devolver o processo no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante nova solicitação;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Protocolo e Arquivo - Inclusão ou alteração de tipo de processo
Solicitação para criar novos tipos de processos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los.
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Inclusão ou alteração de tipo de processo | Solicitação para criar novos tipos de processos não existentes na lista do SIPAC, ou, ainda alterar os tipos existentes e inativá-los. | Média | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
7 dias | Servidor |
Termos de uso
- Especificações sobre Inclusão ou alteração de tipo de processo:
- Para cada solicitação de inclusão ou alteração de tipo de processo um formulário deve ser preenchido, separadamente;
- Para esta solicitação, é necessário informar a motivação da inclusão ou alteração de tipo de processo;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Serviços postais
Correspondências, SEDEX, entrega de ofício impresso em Foz do Iguaçu e logística reversa.
| Serviço | Descrição da requisição | Prioridade | Horário de atendimento | Tempo de solução | Público-alvo |
|---|---|---|---|---|---|
| Postagem | Solicitação de uso dos serviços postais, por meio do contrato com os Correios. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
7 dias | Servidor |
| Logística reversa | É a solicitação de emissão de um código de postagem, o qual possibilita que a Universidade arque com os custos de uma correspondência, de interesse institucional, enviada por pessoa física ou jurídica, tendo a UNILA como destinatário. | Baixa | 08:00 às 12:00 13:00 às 17:00 |
2 dias | Servidor |
Termos de uso
- Deve ser observado o horário estabelecido para realização da postagem. Volumes recebidos após, serão postados na próxima postagem.
- Todas as correspondências devem estar de acordo com a IN.
- Os objetos entregues na Vila A até 1 hora antes da logística aos Correios, serão encaminhados no mesmo dia. Postagens enviadas após esse período serão encaminhadas na próxima data de postagem;
- Envio de objetos das unidades JU, PTI e Portal, estes devem ser entregues via malote em data anterior ao dia da postagem. As demais unidades (Almada e Campus Integração) devem comunicar, antecipadamente, à SEPRO para programar a coleta;
- Para postagem de amostra de materiais para análise, que necessitem de refrigeração, é obrigatório à área demandante realizar a entrega do material no dia da postagem, na unidade Vila A, bem como a identificação de tal fato na embalagem;
- Modalidade de Serviço de Postagem (envio rápido), deve ser solicitada pelo gestor da unidade.
- Deve ser observado o horário estabelecido para realização da postagem. Volumes recebidos após, serão postados na próxima postagem.
-
Os serviços postais dos Correios incluem:
- Modalidade Envio Econômico:
- Uso dos serviços postais por meio do contrato com os Correios (PAC, Carta registrada, Impresso Normal - Registro Módico, Internacional Econômico).
- Modalidade Envio Rápido:
- Uso dos serviços postais por meio do contrato com os Correios (Sedex, Sedex 10, Internacional Standard ou Expresso).
- Modalidade Envio Econômico:
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O processo deverá ser devolvido no prazo máximo de 30 (dias) dias corridos, podendo ser prorrogado por igual período, mediante solicitação;
- O tratamento dos tickets será realizado conforme o Acordo de Nível de Serviços correspondente à requisição;
- A equipe de atendimento irá avaliar e, se necessário, recategorizar o ticket para solução;
- Tempo de solução é o tempo em que o usuário têm seu acionamento solucionado após ter sido atendido, podendo levar minutos, horas ou dias.
Orientações gerais